E-Mails gehören heute selbstverständlich zum Geschäftsalltag. Angebote, Vertragsabstimmungen, Leistungsbeschreibungen oder Preisverhandlungen laufen fast ausschließlich elektronisch. Viele Unternehmer gehen dennoch davon aus, dass E-Mails steuerlich nur eine untergeordnete Rolle spielen. Spätestens mit der aktuellen Entscheidung des Bundesfinanzhofs ist klar: Diese Annahme greift zu kurz.
Der BFH stellt zwar klar, dass E-Mails nicht pauschal vorzulegen sind. Die Entscheidung zeigt jedoch sehr deutlich, dass Unternehmen sich auf eine neue Qualität der digitalen Außenprüfung einstellen müssen. Der Fokus verschiebt sich weg von einzelnen Dokumenten hin zu systemischen Fragen der Ordnungsmäßigkeit und Organisation.
Warum ist das Urteil besonders praxisrelevant?
E-Mails können aufbewahrungspflichtige und vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe sein, wenn sie einen steuerlich relevanten Inhalt besitzen!
Es wird deutlich, dass die Finanzverwaltung E-Mail-Kommunikation zunehmend als integralen Bestandteil der steuerlichen Dokumentation versteht – insbesondere bei komplexen Sachverhalten wie konzerninternen Leistungen, Verrechnungspreisen oder grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen.
Es geht nicht mehr nur um die Frage, ob einzelne E-Mails vorgelegt werden müssen, sondern darum, ob Unternehmen ihre elektronische Kommunikation überhaupt prüfungssicher organisiert haben.
Habt ihr Fragen zu dem Thema?
Welche strategische Stoßrichtung der Finanzverwaltung wird deutlich?
Die Entscheidung zeigt sehr klar, dass die Finanzverwaltung digitale Außenprüfungen systematisch weiterentwickelt. Ziel ist nicht die punktuelle Einsicht in einzelne Unterlagen, sondern ein kohärentes Gesamtbild der Geschäftsvorfälle.
Dabei spielen E-Mails eine Schlüsselrolle, weil sie häufig:
- Entscheidungsprozesse dokumentieren
- wirtschaftliche Hintergründe erklären
- formale Verträge inhaltlich ergänzen
Gerade bei Sachverhalten, bei denen Verträge allein nicht ausreichen, um die Angemessenheit oder Fremdüblichkeit zu beurteilen, gewinnt die E-Mail-Korrespondenz erheblich an Bedeutung.
Warum reicht ein formales „Wir haben nichts Relevantes“ künftig nicht mehr aus?
Ein zentraler Punkt der Entscheidung ist die Erwartungshaltung an die interne Organisation des Steuerpflichtigen. Zwar bleibt das Erstqualifikationsrecht bestehen, also das Recht des Unternehmens, selbst zu entscheiden, welche E-Mails steuerlich relevant sind.
Die Entscheidung macht jedoch deutlich:
Dieses Recht funktioniert nur dann, wenn es nachvollziehbar ausgeübt wird.
Fehlt eine klare Systematik, besteht das Risiko, dass die Finanzverwaltung die Ordnungsmäßigkeit der Aufbewahrung insgesamt infrage stellt. Das kann dazu führen, dass:
- Schätzungen vorgenommen werden
- Mitwirkungspflichtverletzungen angenommen werden
- der Prüfungsdruck erheblich steigt
Welche Rolle spielt das Urteil für Verrechnungspreise?
Die Entscheidung hebt ausdrücklich hervor, dass E-Mails ein wesentlicher Bestandteil der Verrechnungspreisdokumentation sein können. Das ist für viele Unternehmen ein kritischer Punkt.
Denn häufig finden sich in E-Mails:
- Leistungsabstimmungen zwischen Konzerngesellschaften
- Hinweise zur tatsächlichen Durchführung von Dienstleistungen
- Erläuterungen zur Preisfindung
Fehlen diese Informationen in der Dokumentation oder sind sie nicht nachvollziehbar archiviert, kann das erhebliche steuerliche Risiken nach sich ziehen – auch dann, wenn formale Verträge existieren.
Warum ist die Ablehnung eines „E-Mail-Gesamtjournals“ trotzdem kein Freifahrtschein?
Der BFH stellt klar, dass kein Gesamtjournal aller E-Mails erstellt werden muss, wenn ein solches nicht existiert. Die Anmerkung macht jedoch deutlich, dass daraus keine Schutzwirkung für ungeordnete Systeme folgt.
Mit anderen Worten:
Unternehmen müssen keine neuen Übersichten erfinden – aber sie müssen erklären können, wie sie relevante E-Mails identifizieren, aufbewahren und im Prüfungsfall bereitstellen.
Ein ungeordnetes E-Mail-System bleibt ein Risiko, auch ohne Pflicht zur Erstellung eines Gesamtjournals.
Was bedeutet das konkret für die Praxis von Unternehmen?
Die Entscheidung verschiebt den Fokus weg von Einzelmaßnahmen hin zu prozessualer Verantwortung. Unternehmen sollten sich fragen:
- Wer entscheidet intern über steuerliche Relevanz von E-Mails?
- Nach welchen Kriterien erfolgt diese Einordnung?
- Wie wird sichergestellt, dass relevante Kommunikation nicht gelöscht wird?
- Wie ist die Schnittstelle zwischen IT, Buchhaltung und Steuerabteilung organisiert?
Diese Fragen sind keine theoretischen Überlegungen, sondern werden in digitalen Buchhaltungen sowie anschließenden Betriebsprüfungen zunehmend relevant.
Fazit: Die eigentliche Botschaft steckt zwischen den Zeilen
Die Entscheidung des BFH wird oft verkürzt auf die Aussage „Nicht alle E-Mails müssen vorgelegt werden“. Die Anmerkung zeigt jedoch, dass die eigentliche Botschaft eine andere ist:
Digitale Kommunikation wird steuerlich ernst genommen – und Unternehmen müssen organisatorisch darauf vorbereitet sein.
Nicht die einzelne E-Mail ist das Risiko, sondern fehlende Struktur, fehlende Zuständigkeiten und fehlende Dokumentation der eigenen Einordnungsentscheidung.
Unsere klare Empfehlung:
Unternehmen sollten ihre E-Mail-Organisation im steuerlichen Kontext überprüfen und gemeinsam mit ihrem Steuerberater klären, wie digitale Kommunikation prüfungssicher gestaltet werden kann – bevor die nächste Betriebsprüfung beginnt.
FAQ – Häufige Fragen mit Fokus auf die Entscheidung
- Warum ist die BFH-Entscheidung so wichtig?
Weil sie zeigt, wie die Entscheidung in der Praxis zu verstehen ist und welche Erwartungen die Finanzverwaltung künftig an Unternehmen stellt. - Reicht es aus, wenn ich sage, dass keine steuerlich relevanten E-Mails existieren?
Nein. Diese Aussage muss organisatorisch nachvollziehbar sein und auf klaren Kriterien beruhen. - Betrifft das Thema vor allem Konzerne?
Nein. Die Grundsätze gelten für alle Unternehmen, auch für mittelständische Betriebe. - Welche Rolle spielen E-Mails bei Verrechnungspreisen?
Eine sehr große. Sie können entscheidend für die Beurteilung der tatsächlichen Durchführung von Leistungen sein. - Muss ich meine E-Mail-Systeme technisch anpassen?
Nicht zwingend technisch, aber organisatorisch. Zuständigkeiten und Prozesse müssen klar geregelt sein. - Bedeutet das Urteil mehr Rechte für das Finanzamt?
Teilweise ja, aber nur innerhalb klarer gesetzlicher Grenzen. - Schützt mich die Ablehnung des Gesamtjournals?
Nein. Sie schützt nur vor der Erstellung neuer Übersichten, nicht vor organisatorischen Mängeln. - Wann sollte ich aktiv werden?
Spätestens vor der nächsten Betriebsprüfung – besser deutlich früher.
BFH, Beschluss vom 30.04.2025 – XI R 15/23, mit Anmerkung in Steuern und Bilanzen 2025
Der Autor: Timo Unterberg
Steuerberater & Partner
Wer mich kennt weiß, Steuerrecht ist meine Leidenschaft! Wenn ich nicht gerade junge Wachstumsunternehmen sowie mittelständische Unternehmensmandanten bei Umstrukturierungen, Finanzierungsfragen oder der Unternehmensnachfolge steuerlich berate, bin ich als Dozent in der Steuerberaterausbildung sowie -fortbildung unterwegs. Daneben verfasse ich regelmäßig steuerliche Fachartikel in Fachzeitschriften.
