Mit Schreiben vom 15. Oktober 2026 hat das Bundesministerium der Finanzen weitere Regeln zur verpflichtenden E-Rechnung veröffentlicht. Das Schreiben bringt Erleichterungen für Anzahlungs- und Endrechnungen, Bauleistungen, Bruttopreisrechnungen und Massengeschäfte. Zugleich steigen die Anforderungen an strukturierte Pflichtangaben, Leistungsbeschreibungen und Berichtigungsprozesse.
Besonders wichtig: Nicht jeder technische Geschäftsregelfehler macht eine Datei umsatzsteuerlich zu einer sonstigen Rechnung. Ein echter Formatfehler ist dagegen kritischer. Die Finanzverwaltung stellt außerdem klar, dass die Ausstellung einer sonstigen Rechnung anstelle einer verpflichtenden E-Rechnung zwar keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG ist. Daraus folgt aber keine allgemeine Freigabe für PDF-Rechnungen: Rechnungsempfänger können insbesondere mit Blick auf den Vorsteuerabzug weiterhin eine ordnungsgemäße E-Rechnung verlangen.
Warum das neue Schreiben gerade jetzt wichtig ist
Unternehmen müssen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln. Die allgemeine Übergangsphase endet mit Ablauf des Jahres 2026. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr können unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen ausstellen. Spätestens ab 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.
Das neue BMF-Schreiben ergänzt die Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Seine Grundsätze gelten für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024. Für bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnungen gilt eine Nichtbeanstandungsregelung: Es wird auch für den Vorsteuerabzug nicht beanstandet, wenn die Rechnung den Vorgaben der Schreiben von 2024 und 2025 entspricht, aber noch nicht alle zusätzlichen Anforderungen des neuen Schreibens erfüllt.
Diese Erleichterung sollte nicht mit einem Aufschub der Systemumstellung verwechselt werden. Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen müssen die neuen Anforderungen jetzt in ERP-, Shop-, Billing- und Buchhaltungsprozesse übersetzen.
Die wichtigsten Änderungen im Überblick
1. Anzahlungsrechnungen müssen nicht nachträglich umgestellt werden
Anzahlungs-, Voraus- oder Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der individuellen Verpflichtung zulässig als sonstige Rechnung ausgestellt wurden, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden. Das gilt auch, wenn Leistung und Zahlung erst später erfolgen.
Für Endrechnungen erlaubt das BMF bis zum 30. Juni 2030 zwei Übergangslösungen:
- Vereinnahmte Teilentgelte können im strukturierten Teil zusammengefasst über das Feld BT-113 abgesetzt werden; Details können im Freitextfeld BT-22 stehen.
- Alternativ können die Details in einem eingebetteten, menschenlesbaren Anhang enthalten sein, wenn der strukturierte Teil eindeutig darauf verweist.
Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Software Anzahlungs- und Endrechnungen in der Gesamtschau korrekt abbildet. Entscheidend ist, dass Umsatzsteuer aus Anzahlungen in der Endrechnung nicht erneut belastet wird.
2. Erleichterung bei gemischten B2B- und B2C-Kundenbeständen
Im Massengeschäft ist häufig nicht eindeutig erkennbar, ob ein Kunde als Unternehmer oder Privatperson handelt. Nach dem BMF-Schreiben wird ein Verstoß beim Rechnungsaussteller nicht beanstandet, wenn dieser trotz kaufmännischer Sorgfalt nicht erkennen konnte, dass die Leistung für das Unternehmen des Kunden bezogen wurde.
Bei Dauerschuldverhältnissen mit gemischter Kundenstruktur genügt grundsätzlich eine Klärung zu Beginn oder bei Änderung des Vertrags. Periodische Nachfragen sind nicht erforderlich.
Für Einzelgeschäfte mit wechselnden oder anonymen Kunden bleibt eine aktive Abfrage des Kundenstatus sinnvoll. Der Prozess sollte dokumentieren, auf welcher Information die Einstufung als B2B oder B2C beruht.
3. Pflichtangaben gehören in den strukturierten Datenteil
Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG gelten uneingeschränkt auch für E-Rechnungen. KoSIT und FeRD haben Zuordnungstabellen veröffentlicht, die zeigen, in welche Business-Term-Felder und Business-Groups die jeweiligen Angaben gehören. Das BMF empfiehlt, diese Tabellen in der jeweils aktuellen Version zugrunde zu legen.
Für Unternehmen bedeutet das: Eine Angabe darf nicht nur in einer sichtbaren PDF-Darstellung oder an beliebiger Stelle eines Freitexts stehen. Rechnungsdaten müssen semantisch richtig in der XML-Struktur abgebildet werden, damit sie automatisiert verarbeitet und geprüft werden können.
4. Leistungsbeschreibungen dürfen nicht in den Anhang ausgelagert werden
Der strukturierte Teil muss bereits genügend Informationen enthalten, um die abgerechnete Leistung und ihre steuerliche Behandlung zu identifizieren. Erforderlich sind je nach Fall insbesondere:
- Leistungsart,
- Leistungsumfang,
- Leistungsgehalt und
- gegebenenfalls Leistungsort.
Damit sollen unter anderem Lieferung und sonstige Leistung, Leistungsort, Steuersatz und grundsätzliche Vorsteuerabzugsberechtigung prüfbar sein. Ergänzende Details wie ausführliche Stundennachweise dürfen in einem eingebetteten Anhang stehen. Ein pauschaler Text wie „Beratung gemäß Anlage“ kann jedoch zu wenig sein, wenn der strukturierte Teil selbst keine ausreichende Identifikation ermöglicht.
5. Sonderregel für Bauleistungen
Bei Bauleistungen kann ein umfangreiches Leistungsverzeichnis technisch häufig nicht vollständig im Kern-Datenmodell abgebildet werden. Das BMF beanstandet es deshalb derzeit nicht, wenn im strukturierten Teil die einzelnen Gewerke mit den jeweiligen Summen aufgeführt werden und ein eingebetteter, menschenlesbarer Anhang die detaillierte Aufschlüsselung enthält.
Der strukturierte Teil muss eindeutig auf das Leistungsverzeichnis verweisen. Zusätzlich kann eine strukturierte Datei, etwa im GAEB-Standard, übermittelt werden.
6. Rabatte, Boni und Skonti müssen erkennbar bleiben
Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen sind in der Rechnung anzugeben, soweit sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt wurden. Ist die spätere Höhe noch nicht bekannt, genügt unter bestimmten Voraussetzungen ein allgemeiner Hinweis auf die schriftliche Rabatt-, Bonus- oder Skontovereinbarung. Die zugrunde liegenden Dokumente müssen als Aufzeichnungen kurzfristig vorgelegt und leicht geprüft werden können.
Ändert sich eine vor Rechnungsausstellung getroffene Vereinbarung später, verlangt das BMF allein deshalb keine Berichtigung der ursprünglichen Rechnung.
7. Übergangslösung für Bruttopreisrechnungen
XRechnung und ZUGFeRD rechnen technisch grundsätzlich vom Nettobetrag aus. Bei gesetzlich oder wirtschaftlich vorgegebenen Bruttopreisen können dadurch Rundungsdifferenzen entstehen.
Für bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellte E-Rechnungen auf Bruttopreisbasis beanstandet das BMF unter bestimmten Voraussetzungen eine vereinfachte Darstellung: Im strukturierten Teil können die Gesamtsummen nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen stehen. Die Einzelpositionen müssen dann in einem eingebetteten, menschenlesbaren Anhang enthalten sein, auf den eindeutig verwiesen wird.
8. Berichtigungen müssen grundsätzlich wieder E-Rechnungen sein
Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, muss auch die Rechnungsberichtigung als E-Rechnung erfolgen. Weil technisch noch nicht für jede in der Praxis verwendete Korrekturart ein eindeutiger Rechnungstyp festgelegt ist, akzeptiert die Finanzverwaltung derzeit jede praxistaugliche Korrekturmethode mit geeignetem Rechnungstyp.
In der Gesamtschau von ursprünglicher Rechnung und Berichtigung müssen die letztlich zutreffenden Angaben klar und eindeutig erkennbar sein. Unternehmen sollten deshalb Storno, ersetzende Berichtigung, kaufmännische Gutschrift und Gutschriftverfahren nicht nur technisch, sondern auch steuerlich testen.
9. Formatfehler und Geschäftsregelfehler sind nicht dasselbe
Das BMF unterscheidet zwischen drei Ebenen:
- Formatfehler: Die Datei entspricht nicht dem zulässigen strukturierten Format oder lässt sich nicht richtig und vollständig extrahieren. Umsatzsteuerlich liegt dann keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung vor.
- Geschäftsregelfehler: Eine technische oder fachliche Regel des Datenmodells wird verletzt. Die Datei kann umsatzsteuerlich trotzdem eine E-Rechnung sein.
- Inhaltsfehler: Eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe ist falsch oder unvollständig. Das kann den Vorsteuerabzug gefährden.
Ein Validator liefert daher keine vollständige steuerliche Entscheidung. Ein technisch gemeldeter Fehler muss danach bewertet werden, ob er das Format, eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe oder lediglich eine andere Geschäftsregel betrifft. Wer sämtliche als „invalid“ gemeldeten Rechnungen automatisch ablehnt, löst damit leicht unnötige Korrekturschleifen aus.
Keine Geldbuße bedeutet nicht: PDF genügt
Nach dem BMF-Schreiben ist es keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG, wenn trotz bestehender Pflicht eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung ausgestellt wird.
Diese Aussage darf nicht missverstanden werden:
- Die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung bleibt bestehen.
- Eine PDF kann nach Ende der einschlägigen Übergangsfrist unzureichend sein.
- Der Rechnungsempfänger kann eine ordnungsgemäße E-Rechnung verlangen.
- Der Vorsteuerabzug des Empfängers bleibt ein eigenständiges Risiko.
- Vertragliche Folgen und Zahlungsverzögerungen sind weiterhin möglich.
Das neue Schreiben beantwortet nicht abschließend, wie der Vorsteuerabzug zu behandeln ist, wenn trotz Verpflichtung nur eine sonstige Rechnung ausgestellt wird. Unternehmen sollten deshalb nicht darauf vertrauen, dass das Fehlen einer Geldbuße zugleich den Vorsteuerabzug absichert.
Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten
Ausgangsrechnungen
- Prüfen, ab wann das Unternehmen aufgrund seiner Umsatzgröße E-Rechnungen ausstellen muss.
- Kundenstammdaten um belastbare B2B-/B2C-Merkmale ergänzen.
- Pflichtangaben den richtigen BT-Feldern und BG-Gruppen zuordnen.
- Leistungsbeschreibungen im strukturierten Teil fachlich prüfen.
- Anzahlungs-, End- und Bruttopreisrechnungen mit realen Fällen testen.
- Rabatt-, Bonus- und Skontovereinbarungen systemseitig abbilden.
- Korrekturprozesse für Storno, Berichtigung und Gutschrift definieren.
Eingangsrechnungen
- Formatprüfung und steuerliche Inhaltsprüfung getrennt organisieren.
- Nicht jede Validatorwarnung automatisch als Ablehnungsgrund behandeln.
- Kritische Pflichtangaben und den Leistungsbezug zum Unternehmen prüfen.
- XML-Datei und steuerlich relevante eingebettete Anlagen revisionssicher aufbewahren.
- Fehlende E-Rechnungen rechtzeitig beim Lieferanten anfordern.
Organisation und Kontrolle
- Verantwortlichkeiten zwischen Tax, Accounting, IT und Einkauf festlegen.
- Fehlerklassen und Reaktionswege dokumentieren.
- Shop-, ERP-, Billing- und Finanzbuchhaltungsschnittstellen abstimmen.
- Stichprobentests mit XRechnung und ZUGFeRD durchführen.
- Prüfen, ob strengere Vorgaben für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten.
Häufige Fragen
Muss eine Rechnung mit Validatorfehler immer abgelehnt werden?
Nein. Entscheidend ist die Art des Fehlers. Ein echter Formatfehler kann dazu führen, dass keine E-Rechnung vorliegt. Ein Geschäftsregelfehler außerhalb der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben ist aus Sicht des BMF dagegen nicht automatisch schädlich. Die steuerliche Inhaltsprüfung bleibt erforderlich.
Darf die Leistungsbeschreibung vollständig im PDF-Anhang stehen?
Grundsätzlich nein. Der strukturierte Teil muss selbst genügend Informationen für die steuerliche Kontrollfunktion enthalten. Nur ergänzende Details dürfen in einen eingebetteten Anhang ausgelagert werden. Für Bauleistungen gelten besondere Erleichterungen.
Muss eine Rechnungsberichtigung als E-Rechnung erstellt werden?
Ja, wenn für den zugrunde liegenden Umsatz die Pflicht zur E-Rechnung besteht. Bis zur technischen Standardisierung akzeptiert das BMF verschiedene praxistaugliche Korrekturmethoden, wenn das Ergebnis eindeutig ist.
Droht ein Bußgeld, wenn nur eine PDF versendet wird?
Nach der Verwaltungsauffassung liegt darin keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Die Rechnung kann dennoch nicht ordnungsgemäß sein. Vorsteuerabzug, Zahlungsprozess und Vertragsbeziehung können betroffen bleiben.
Fazit
Das neue BMF-Schreiben schafft hilfreiche Übergangslösungen, macht aber zugleich deutlich: Die E-Rechnung ist kein bloßer Dateiformatwechsel. Unternehmen müssen steuerliche Pflichtangaben, Leistungsbeschreibungen und Korrekturen so strukturieren, dass sie maschinell verarbeitet und fachlich geprüft werden können.
Der sinnvollste nächste Schritt ist ein Test mit echten Geschäftsvorfällen. Wer nur eine technische Exportfunktion aktiviert, ohne Kundenklassifikation, Steuerfindung, Anhänge und Berichtigungen zu prüfen, riskiert systematische Serienfehler.
Beratung durch UBS Tax
Du möchtest prüfen, ob Deine Rechnungs- und Umsatzsteuerprozesse für 2027 belastbar aufgestellt sind? UBS Tax unterstützt Dich bei einem praxisnahen E-Rechnungs- und Umsatzsteuer-Health-Check – von der Kundenklassifikation bis zur Rechnungsberichtigung. Jetzt Kontakt aufnehmen.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Die konkrete Beurteilung hängt von Geschäftsmodell, Umsatzgröße, Leistungsart und eingesetzten Rechnungssystemen ab.
Beitragsbild: mit KI erstellt.
