Creator, Freelancer, Consultants und viele andere Selbständige arbeiten überwiegend aus den eigenen vier Wänden. Umso wichtiger ist ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs: Wer die tatsächlichen Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers als Betriebsausgaben abziehen will, muss die besonderen Aufzeichnungspflichten ernst nehmen.
Der BFH hat mit Urteil vom 24. März 2026 (VIII R 6/24) entschieden, dass die Aufwendungen einzeln und zeitnah aufgezeichnet werden müssen, und zwar in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen oder zumindest gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument. Eine bloße Sammlung von Rechnungen und Kontoauszügen genügt nicht.
Was war das Problem?
Im entschiedenen Fall hatte ein selbständig tätiger Steuerpflichtiger die Belege über das Jahr hinweg gesammelt und die Gebäudekosten erst bei Erstellung der Steuererklärung zusammengestellt.
Das reichte weder dem Finanzgericht noch dem BFH. Die Aufzeichnungspflicht des § 4 Abs. 7 EStG ist keine Formalie, sondern materielle Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug. Bagatellfälle kennt die Vorschrift nicht.
Wie müssen die Kosten künftig erfasst werden?
Entscheidend sind drei Punkte: Einzelaufzeichnung, Trennung von den übrigen Betriebsausgaben und Zeitnähe. Praktisch heißt das:
- ein eigenes Konto beziehungsweise eine klar definierte Kostenkategorie in der Buchhaltung,
- Zuordnung des Belegs bereits bei Eingang oder Zahlung, nicht erst am Jahresende,
- bei anteiligen Kosten eine nachvollziehbare Aufteilung, die dokumentiert ist.
Wer dagegen im Frühjahr den Ordner öffnet und erst dann Miete, Strom, Reinigung und Reparaturen zusammensucht, riskiert den gesamten Abzug.
Welche Kosten sind betroffen?
Bei einem anerkannten häuslichen Arbeitszimmer kommen unter anderem anteilige Miete oder Gebäudeabschreibung, Schuldzinsen, Energie, Wasser, Grundsteuer sowie Renovierungs- und Reinigungskosten in Betracht. Die tatsächlichen Kosten sind vor allem dann relevant, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet.
Daneben besteht seit 2023 unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Jahrespauschale von 1.260 Euro. Wer diese nutzt, muss die tatsächliche Höhe der Aufwendungen nicht nachweisen. Genau das kann bei überschaubaren Kosten die pragmatischere Lösung sein.
Warum das Urteil für Creator und Freelancer wichtig ist
Viele digitale Selbständige führen eine Einnahmen-Überschussrechnung mit schlanken Prozessen. Gerade dadurch wird die Besonderheit des § 4 Abs. 7 EStG leicht übersehen. Es geht hier nicht um einen exotischen Einzelfall, sondern um eine alltägliche Buchführungsfrage mit erheblichem Fehlerpotenzial.
Betroffen sind übrigens nicht nur Arbeitszimmerkosten. § 4 Abs. 7 EStG gilt auch für weitere besonders dokumentationspflichtige Aufwendungen, etwa Bewirtungs- und Geschenkaufwendungen.
So sollte die Buchhaltung aussehen
Idealerweise wird schon bei Eingang eines Belegs entschieden, ob er vollständig oder anteilig dem Arbeitszimmer zuzuordnen ist. Die Zuordnung wird unmittelbar digital erfasst, inklusive Aufteilungsmaßstab.
So entsteht am Jahresende keine nachträgliche Rekonstruktion, und die Dokumentation hält auch einer späteren Betriebsprüfung stand.
Fazit
Der BFH macht deutlich: Beim Arbeitszimmer reicht es nicht, die Kosten der Höhe nach richtig zu ermitteln. Auch wie und wann sie aufgezeichnet wurden, entscheidet über den Betriebsausgabenabzug.
Du arbeitest überwiegend von zu Hause und möchtest Deine Buchführung so aufsetzen, dass Arbeitszimmer-, Bewirtungs- und andere dokumentationspflichtige Kosten sauber erfasst werden? UBS Tax verbindet steuerliche Beratung mit digitalen Buchhaltungsprozessen.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Ob ein Arbeitszimmer dem Grunde nach begünstigt ist und welche Kosten abziehbar sind, hängt von den Verhältnissen des Einzelfalls ab.
