Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im deutschen B2B-Bereich kein optionales Komfort-Feature mehr – sie ist Pflicht. Mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) hat der Gesetzgeber klare Regeln geschaffen, die alle in Deutschland ansässigen Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen betreffen. Was das konkret für dich bedeutet, welche Fristen gelten und worauf du beim Versand und der Archivierung achten musst, erfährst du in diesem Artikel.
Viele Steuerpflichtige kennen bereits heute elektronische Bescheide über das ELSTER-Portal oder über den Steuerberater. In Zukunft soll die elektronische Bekanntgabe jedoch deutlich stärker genutzt werden und langfristig zur Regelkommunikation mit der Finanzverwaltung werden.
Für Steuerpflichtige stellt sich daher die Frage: Was bedeutet die digitale Bekanntgabe konkret und worauf solltest Du achten?
Was ist eigentlich eine E-Rechnung – und was nicht?
Hier lauert die erste und wichtigste Fehlerquelle: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung als PDF-Anhang in einer E-Mail. Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne ist ausschließlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der europäischen Norm EN 16931, das maschinell verarbeitet werden kann.
Konkret anerkannte Formate sind zum Beispiel:
- XRechnung (sowohl für B2G als auch B2B)
- ZUGFeRD ab Version 2.0 (hybrides Format: PDF mit eingebetteter XML-Datei)
- Peppol BIS Billing
- Factur-X (das französische Äquivalent zum ZUGFeRD-Format)
Ein normales PDF, ein Word-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung zählt künftig ausdrücklich als „sonstige Rechnung” – und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht mehr. Das gilt unabhängig davon, auf welchem Weg das Dokument übermittelt wird.
Wichtig beim ZUGFeRD-Format: Die XML-Daten gelten als führend. Bei Abweichungen zwischen dem XML-Teil und dem PDF-Bildteil ist ausschließlich der XML-Teil für den Vorsteuerabzug maßgebend.
Habt ihr Fragen zu dem Thema?
Die Einführungsstufen: Wann gilt was?
Die E-Rechnungspflicht wird in zwei Stufen eingeführt. Für dich als Unternehmer sind vor allem die Ausstellungsfristen relevant:
Stufe 1 – Empfang und Ausstellung:
- Ab 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Diese Empfangspflicht gilt bereits jetzt – ohne Ausnahme.
- Ab 1. Januar 2026: Die Ausstellung von E-Rechnungen ist zunächst noch freiwillig.
- Ab 1. Januar 2027: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von mindestens 800.000 €.
- Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt dann – bis auf wenige Ausnahmen – für alle übrigen Unternehmen.
Stufe 2 – USt-Meldesystem:
Ab voraussichtlich 1. Juli 2030 soll ein USt-Meldesystem eingeführt werden, das auf E-Rechnungen über registrierte E-Rechnungsplattformen basiert. Details dazu werden noch konkretisiert.
Wer ist von der Pflicht ausgenommen?
Nicht alle Unternehmen und Rechnungen fallen unter die E-Rechnungspflicht. Ausgenommen sind:
- Kleinunternehmer nach § 34a UStDV – sie sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber dennoch E-Rechnungen empfangen können.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind
Die Pflicht gilt grundsätzlich für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen, die nicht unter die genannten Ausnahmen fallen.
E-Rechnungen richtig empfangen und verarbeiten
Dass du E-Rechnungen empfangen kannst, ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Aber was bedeutet das in der Praxis?
E-Rechnungen können über verschiedene Wege eingehen: per E-Mail, über ein E-Mail-Postfach, eine elektronische Schnittstelle, einen zentralen Speicherort oder ein Internetportal. Der Abruf sollte täglich oder mehrmals täglich erfolgen.
Jede eingehende E-Rechnung muss einer Validierung unterzogen werden, die Syntax-, Semantik- und Datenmodellprüfung sowie die Konformität mit nationalen Erweiterungen umfasst. Hierfür kannst du beispielsweise den KoSIT-Validator nutzen. Entspricht eine eingegangene Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen, ist der Rechnungsaussteller zu kontaktieren.
Die drei Fehlerkategorien – und ihre Folgen für den Vorsteuerabzug
Das BMF unterscheidet in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 drei Fehlerkategorien, die unterschiedliche steuerliche Konsequenzen haben:
- Formatfehler:Die Rechnung entspricht nicht den zulässigen Syntaxen oder lässt keine vollständige Extraktion der Pflichtangaben zu. Eine solche Rechnung gilt formal als „sonstige Rechnung” – der Vorsteuerabzug ist grundsätzlich nur noch während der Übergangsfristen möglich.
- Geschäftsregelfehler:Die Rechnungsdatei verstößt gegen die für das jeweilige E-Rechnungsformat gültigen Geschäftsregeln (z. B. fehlende Pflichtfelder, rechnerische Widersprüche). Betreffen diese Fehler umsatzsteuerliche Pflichtangaben wie ein fehlendes Leistungsdatum oder eine fehlende Liefermenge, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß und berechtigt grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. Geschäftsregelfehler außerhalb der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben (z. B. fehlerhafte IBAN) berechtigen hingegen grundsätzlich zum Vorsteuerabzug.
- Inhaltsfehler:Verstöße gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben der §§ 14 Abs. 4 und 14a UStG. Auch wenn kein Verstoß gegen die Geschäftsregeln vorliegt und die Validierung keinen Fehler meldet (z. B. fehlerhafter Steuersatz, unzureichende Leistungsbeschreibung) – bei inhaltlichen Fehlern ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich ausgeschlossen.
E-Rechnungen richtig ausstellen
Die inhaltliche Erstellung einer E-Rechnung basiert auf Daten aus dem Warenwirtschaftssystem oder manuell erfassten Daten. Dabei sind die formellen und materiellen Rechnungsvorgaben einzuhalten:
- Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
- Besondere Rechnungsangaben nach § 14a UStG
- Pflichtangaben für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV (sofern freiwillig als E-Rechnung ausgestellt)
Nur autorisierte und entsprechend geschulte Mitarbeiter dürfen einen Rechnungsentwurf erstellen. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und sonstigen Leistungen an EU-Unternehmer ist die USt-ID des Leistungsempfängers durch eine qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt zu prüfen.
Besonderheiten: Barzahlung, Dauerrechnungen und Berichtigungen
Barzahlungen: Für bar bezahlte Leistungen, bei denen eine E-Rechnungspflicht besteht, kann zunächst ein Kassenbeleg ausgestellt werden, der nachträglich durch eine E-Rechnung ergänzt wird. Alternativ ist die direkte Ausstellung einer E-Rechnung vor Ort möglich.
Dauerrechnungen: Bei Dauerschuldverhältnissen reicht es aus, für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen, die alle Pflichtangaben in strukturierter Form enthält und in der der Vertrag erwähnt wird. Ändern sich umsatzsteuerrechtliche Pflichtangaben (z. B. bei Mieterhöhungen), muss eine neue E-Rechnung ausgestellt werden.
Berichtigungen: Die Übermittlung fehlerhafter Angaben in anderer als strukturierter elektronischer Form ist ausgeschlossen. Eine Berichtigung erfolgt durch Stornierung der ursprünglichen Rechnung und Ausstellung einer neuen.
Besonderheiten in der Bauwirtschaft
Bis zum 30. Juni 2030 gilt eine Sonderregelung für Bauleistungen: Es ist ausreichend, wenn im strukturierten Teil der E-Rechnung nur Summen nach einzelnen Gewerken enthalten sind, sofern aus einer menschenlesbaren Anlage eine detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis (z. B. nach dem GAEB-Standard) ersichtlich ist, auf die im strukturierten Teil eindeutig hingewiesen wird.
Versand: So überträgst du E-Rechnungen korrekt
Bis zur Einführung der Meldestufe an die Finanzverwaltung stehen verschiedene Übermittlungswege zur Verfügung:
- E-Mail (aktuell die häufigste Lösung, sollte aber nur als Zwischenlösung betrachtet werden)
- Plattformlösungen wie Peppol oder TRAFFIQX
- Unternehmenseigene Webportale / Kundenportale
- Direktschnittstellen zwischen Rechnungssender und -empfänger
Zur Gewährleistung von Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts empfiehlt sich eine der folgenden Methoden: qualifizierte elektronische Signatur (QES), EDI-Verfahren oder ein internes Kontrollverfahren.
Wichtig: Eine mehrfache Übermittlung derselben E-Rechnung ist unbedenklich, solange es sich um das inhaltlich identische Dokument handelt – sie führt insbesondere nicht zu einer Steuerschuld nach § 14c UStG.
Archivierung: 8 Jahre – und zwar richtig
E-Rechnungen unterliegen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 UStG von acht Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Die Anforderungen an Unveränderbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung sind dabei zwingend zu erfüllen. Ein bloßer Ausdruck und dessen Aufbewahrung in Papierform genügt nicht.
Praktische Hinweise zur GoBD-konformen Archivierung:
- Jede Rechnung wird in einem festgelegten Ordnungssystem abgelegt (z. B. nach Geschäftsjahr, Monat, Tag, Digitalisierungslauf, Dokumentnummer).
- Die Archivierung in einem revisionssicheren digitalen Archiv (DMS) ist empfehlenswert.
- Bidirektionale Links oder eine eindeutige Zuordnung (z. B. über die Eingangsrechnungsnummer) zwischen Buchhaltung und DMS sichern den Zugriff auf alle Daten.
- Regelmäßige Backup-Prozesse und stichprobenartige Tests gewährleisten die Integrität der gespeicherten Daten.
- Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente im Zusammenhang mit Anlagevermögen kann über acht Jahre hinausgehen – das ist bei der Löschung digitaler Archivbestände zu beachten.
Wenn der unveränderte strukturierte Datensatz einer E-Rechnung an die Steuerkanzlei weitergeleitet und dort GoBD-konform archiviert wird, ist eine zusätzliche Archivierung beim Unternehmen selbst grundsätzlich nicht erforderlich.
Fazit: Jetzt handeln – nicht auf die Fristen warten
Die E-Rechnung ist keine ferne Zukunftsmusik mehr. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025, und die Ausstellungspflicht kommt schrittweise für alle Unternehmen. Wer jetzt seine Prozesse, Systeme und Archivierungslösungen auf die neuen Anforderungen ausrichtet, spart sich späteren Handlungsdruck – und schützt seinen Vorsteuerabzug.
Du hast Fragen zu deiner konkreten Situation? Wir helfen dir dabei, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Melde dich gerne bei uns.
Häufig gestellte Fragen
E-Rechnung Pflicht – kompakt erklärt: Fristen, Formate, Versand, Archivierung und typische Praxisfragen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Du musst aber trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen von deinen Lieferanten zu empfangen.
Gilt eine PDF-Rechnung noch als E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht mehr. Als E-Rechnung gilt nur ein strukturiertes Format nach EN 16931, das maschinell verarbeitet werden kann – z. B. XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0).
Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen?
Das hängt von deinem Umsatz ab: Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mindestens 800.000 €. Für alle übrigen Unternehmen tritt sie ab dem 1. Januar 2028 in Kraft.
Was passiert, wenn ich eine fehlerhafte E-Rechnung erhalte?
Du kannst den Vorsteuerabzug verlieren, wenn die Fehler umsatzsteuerliche Pflichtangaben betreffen. Prüfe jede eingehende Rechnung über eine Validierungsanwendung und beanstande fehlerhafte Rechnungen schriftlich beim Aussteller. Zahle erst nach Klärung und Erhalt einer korrekten Rechnung.
Über welche Wege kann ich E-Rechnungen versenden?
Aktuell stehen E-Mail, Plattformen wie Peppol oder TRAFFIQX, Kundenportale sowie direkte Softwareschnittstellen zur Verfügung. E-Mail sollte dabei nur als Übergangslösung betrachtet werden – Plattformlösungen bieten mehr Sicherheit gegen Manipulation.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Mindestens acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Rechnungsausstellung. Der strukturierte Datensatz muss dabei in seiner ursprünglichen Form und unveränderbar aufbewahrt werden. Ein Papierausdruck genügt nicht.
Darf ich E-Rechnungen ausdrucken und nur in Papierform aufbewahren?
Nein. Die maschinelle Auswertbarkeit muss sichergestellt bleiben. Interne Richtlinien sollten das alleinige Aufbewahren von Ausdrucken ausdrücklich untersagen.
Welche Besonderheiten gelten in der Bauwirtschaft?
Bis zum 30. Juni 2030 gilt eine Übergangslösung: Im strukturierten Teil der E-Rechnung können für Bauleistungen Summen je Gewerk ausgewiesen werden, sofern eine detaillierte, menschenlesbare Anlage (z. B. nach GAEB-Standard) beigefügt und im strukturierten Teil eindeutig darauf hingewiesen wird.
Kann ich eine E-Rechnung mehrfach versenden?
Ja, das ist unbedenklich, solange es sich um dieselbe Rechnung handelt. Mehrfacher Versand begründet insbesondere keine zusätzliche Steuerschuld nach § 14c UStG.
Was ist ein hybrides Rechnungsformat wie ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrider Standard: Die Rechnung besteht aus einer für Menschen lesbaren PDF-Datei und einem integrierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz. Bei Abweichungen zwischen beiden Teilen ist der XML-Teil steuerlich maßgebend – insbesondere für den Vorsteuerabzug.
Rechtsgrundlagen u. a.: EN 16931; § 14, § 14a, § 14b UStG; § 33, § 34 UStDV.
Dieser Artikel basiert auf dem FAQ-Dokument der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung, Stand 3. März 2026, sowie dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Die Inhalte wurden sorgfältig recherchiert und spiegeln die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung geltende Rechtslage wider. Für individuelle steuerliche Beratung stehen wir dir gerne zur Verfügung.
